외부데이터 가져오기(배점 15점)

(부분점수 없음)

엑셀작업을 위해서 기본적으로 데이터를 입력하는 방식 외에 외부에서 데이터를 가지고와 사용하는 방법입니다. 컴퓨터활용능력 시험에 자주 출제가 된다고 하니 정확하게 알아두어야 겠습니다.

* 테이블 열순서, 조건, 정렬, 범위로 변환

1. 데이터 - 외부데이터 가져오기 - 기타원본 - Microsoft Query를 선택하면 [데이터 원본 선택] 대화상자가 나옵니다. 여기서 MS Access Database*를 선택합니다

* MS Access Database* 파일형식 'Access 데이터베이스(*.*)' : mdb, accdb

* 쿼리: 데이터베이스의 레코드 중 원하는 값만 추출

2. [데이터베이스 파일 선택]에서 저장된 디렉터리(경로)를 선택해 파일이 있는 위치를 불러오고 옆의 데이터베이스 이름에서 불러올 파일을 선택합니다

3. [쿼리 마법사 - 열 선택] 대화상자에서 사용할수 있는 테이블과 열(A): 에서 불러올 열들을 순서대로 선택합니다

* 쿼리마법사가 실행되지 않는것은 앞의 "데이터 원본 선택" 대화상자의 아래쪽에

□ 쿼리를 만들거나 편집할 때 쿼리 마법사 사용(U)에 체크가 해제있기때문으로 이것을 체크해주어야 합니다

* 선택시 '>' "<'를 이용해 열을 넣거나 빼는 방법과 더블클릭하는 방법이 있음

4. [쿼리 마법사 - 데이터 필터] 대화상자에서 조건을 지정하면 됩니다

조건을 지정할 때는 필터할 열(C):에서 하나를 선택한 후 우측에서 조건을 선택하면 됩니다.

* 조건 지정할때 그리고/또는 을 잘 지정해주셔야 합니다.

* >= 이상, <= 이하

> 초과, < 미만

<= 이전, >=이후

<> 같지 않다

조건에는 , 안씀

* 필드와 필드 사이에 조건 설정: 이고

필드 내 조건 설정: 그리고/또는(이거나)

5. 다음으로 [쿼리 마법사 - 정렬 순서]로 넘어가 정렬기준을 선택하게 되는데

첫째 기준부터 열을 선택한 후 오름차순 또는 내림차순을 선택한 후에 다음 기준을 설정할 수 있습니다.

* 조건은 총 세개 까지 설정할 수 있습니다.

* 데이터 정렬방식

- 오름차순 : 숫자>문자>논리값>오류값>빈 셀 순으로 1,2 ... 10, ... 가,나... 하순으로 정렬됩니다.

- 내림차순 : 오류값>논리값>숫자>문자> 빈 셀 순으로 하,파...가..., 100,99.....1 순으로 정렬됩니다.

6. 이제 마지막으로 [쿼리마법사 - 마침] 대화상자에서 'Microsoft Office Excel로 데이터 되돌리기'를 선택한 후에

마침을 누르고 [데이터 가져오기] 대화상자에서 표시할 방법과 위치를 선택한 후에 작업을 마치시면 됩니다.

* 필드 간 조건을 OR로 변경해야 할 경우에는 아래쪽의 ○ Microsoft Query에서 데이터 보기 또는 쿼리 편집(V)을 선택하고 마침을 누릅니다. 그럼 쿼리를 편집할 수 있는 창이 나오고 쿼리를 수정한다음 창을 닫아주면 조건이 수정됩니다

* 조건을 같은 행에 입력하면 AND조건, 다른 행에 입력하면 OR조건으로 연결

7. 표 형태로 삽입된 데이터를 일반데이터로 변환하기 위해 표 도구 - 디자인 - 도구 - 범위로 변환을 클릭하고 확인을 누르면 외부데이터 가져오기가 완료됩니다.

* 표 형태일때는 외부데이터와 연결된 상태이므로 이것을 해제해야 함

* 표 도구 탭은 불러온 데이터 영역이 선택되어 있을때만 나타납니다.

KILIN's Space